Privacy Verklaring In Zee met HB
Je leest op dit moment de privacy verklaring van In Zee met HB. In Zee met HB is een coaching praktijk voor (vermoedelijk) hoogbegaafde kinderen en hun ouders. De praktijk biedt begeleiding aan hoogbegaafde kinderen, zowel individueel als in GelukkigHB groepen en aan ouders in oudercursussen. Ook scholen en andere belanghebbenden kunnen terecht bij In Zee met HB voor informatie en advies. Door In Zee met HB georganiseerde activiteiten vinden zowel in de praktijk plaats, als daarbuiten.
In Zee met HB hecht veel waarde aan jouw privacy en gaat zeer zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Hoe dit precies geregeld is, lees je in deze verklaring.
Welke gegevens worden verzameld en met welk doel?
De website inzeemethb.nl is een WordPress website die door mijzelf beheerd wordt en gehost bij Xelmedia. Via de website inzeemethb.nl worden momenteel geen persoonsgegevens verzameld. Je kunt geen contactformulier invullen op de website en je kunt er geen reactie achterlaten. De website maakt geen gebruik van cookies. Mocht dit in de toekomst veranderen, dan zal ik deze verklaring hierop aanpassen.
Bij aanmelding bij In Zee met HB wordt door ouders een intake vragenlijst ingevuld. Hierin wordt gevraagd naar contactgegevens, geboortedatum en -plaats van zowel het kind als de ouders en eventueel van andere gezinsleden.
Hiernaast worden vragen gesteld over het mentale welbevinden van het kind en bijzonderheden met betrekking tot de ontwikkeling van het kind tot nu toe. Ook wordt er gevraagd naar eventuele verslagen en rapporten van eerdere of andere betrokken zorgverleners en instanties, mits relevant. Dit alles met als doel om een zo compleet mogelijk beeld te kunnen vormen van de situatie van het kind, in het bijzonder de hoogbegaafdheid en hoe daar tot nu toe mee omgegaan is. Op deze manier kan de begeleiding goed worden afgestemd op de behoefte van het kind.
Voor een goede begeleiding is het noodzakelijk om een dossier aan te leggen om per kind de persoonsgegevens, de intake vragenlijst, een verslag van het intakegesprek, het traject van begeleiding, correspondentie of verslagen van communicatie over het traject, en de beëindiging van de begeleiding wordt bijgehouden. Dit dossier heeft doorgaans zowel een papieren vorm als een digitale vorm.
Beveiliging
De ingevulde intake vragenlijst met eventuele bijlagen kan fysiek overhandigd worden, maar ook per post verstuurd worden, of digitaal, per e-mail via inzeemethb@gmail.com. Ook al het andere e-mailverkeer van In Zee met HB verloopt via dit adres. Om te kunnen e-mailen met gmail heeft In Zee met HB een account bij Google. Dit account geeft ook toegang tot online opslagdienst Google Drive waarvan In Zee met HB gebruik maakt. Hiervoor is In Zee met HB akkoord gegaan met de gebruikersvoorwaarden van Google. Meer over de servicevoorwaarden van Google lees je hier. Ook maakt In Zee met HB soms gebruik van online opslagdienst Onedrive van Microsoft. Meer over de servicevoorwaarden van Microsoft lees je hier.
De digitale persoonsgegevens en dossiers die door In Zee met HB worden beheerd zijn beveiligd met een wachtwoord en daar waar mogelijk met tweestapsverificatie. Bij deze tweestapsverificatie wordt een code vanuit de software gegenereerd en verstuurd naar In Zee met HB. Deze code dient gebruikt te worden tijdens het inlogproces. De apparaten die jouw gegevens openen zijn elk zelf ook vergrendeld met een wachtwoord en/of vingerafdruk. Het aantal apparaten die toegang hebben tot jouw gegevens wordt beperkt tot alleen de benodigde apparaten.
Papieren dossiers (zowel actuele als die in archief) worden bewaard in een daarvoor bestemde kast met een slot erop.
De website inzeemethb.nl is nog niet beveiligd met een SSL certificaat maar zal dit wel gaan doen vanaf het moment dat er via de website persoonsgegevens zullen worden verzameld middels een contactformulier, aanmelding voor nieuwsbrieven of een reactie die je achter kunt laten op de website. Een SSL certificaat houdt in dat jouw verbinding met de website privé is. Je herkent deze beveiliging aan het groene slotje voor de url.
Bewaartermijn
Dossiers worden maximaal twee jaar bewaard. Na afloop van deze termijn worden alleen de procesgegevens (NAW, startdatum traject, datum einde traject, aantal begeleidingen) maximaal 7 jaar worden bewaard. Dit om rekening te houden met bepaalde wettelijke en fiscale eisen. Na 7 jaar worden ook deze gegevens vernietigd of verwijderd.
Kinderen
Een groot deel van de begeleiding die In Zee met HB biedt is gericht op kinderen in de leeftijd van 2 tot 18 jaar. Bij individuele begeleiding aan kinderen is het standaard dat tenminste 1 ouder of voogd hierbij aanwezig is. Soms doen zich situaties voor waarin het wenselijk is om ontwikkelingen die zich voordoen gedurende de begeleiding met andere betrokken partijen zoals instanties of school te delen. Voor kinderen tot 14 jaar mogen ouder(s)/voogd hierover beslissen. Vanaf de leeftijd van 14 jaar mag het kind hierover zelf beslissingen nemen, ouders worden met toestemming van het kind geïnformeerd. Vanaf de leeftijd van 16 jaar mag een kind zonder toestemming van de ouders beslissingen nemen omtrent het verwerken en delen van ontwikkelingen tijdens begeleidingen bij In Zee met HB. In Zee met HB behoudt zich het recht voor om instanties rechtstreeks te informeren wanneer dit door de wet wordt voorgeschreven.
De GelukkigHB groepsbijeenkomsten vinden in principe plaats zonder aanwezigheid van de ouder(s)/voogd. In Zee met HB acht een goede communicatie en samenwerking met de ouder(s)/voogd echter zeer bevorderlijk voor het ontwikkelingsproces van de kinderen. Er kan dan ook ten alle tijden gecommuniceerd worden via e-mail en per telefoon gedurende het traject van begeleiding. Ook worden ouder(s)/voogd verwacht bij de eindevaluatie van het traject van hun kind. Het traject kan vervolgens in overleg worden beëindigd of verlengd.
Tijdens GelukkigHB groepsbijeenkomsten kunnen zich situaties en/of ontwikkelingen voordoen waarvan In Zee met HB het wenselijk acht dat ouder(s)/voogd en/of andere betrokken instanties op de hoogte worden gebracht. Dit gebeurt altijd in overleg met het kind. Voor het besluiten tot delen van informatie met derden wordt voor kinderen tot 14 jaar door de ouder(s)/voogd toestemming gegeven. Kinderen vanaf 14 jaar moeten hier ook zelf toestemming voor geven. Kinderen vanaf 16 jaar mogen hierover beslissen zonder toestemming van ouder(s)/voogd. In Zee met HB behoudt zich het recht voor om instanties rechtstreeks te informeren wanneer dit door de wet wordt voorgeschreven.
Jouw rechten
Je hebt het recht om ten alle tijden jouw gegevens op te vragen bij In Zee met HB. Als je contact opneemt met In Zee met HB kun je een afspraak maken om inzage te krijgen in jouw gegevens.
Kloppen jouw gegevens niet? Of zijn jouw gegevens veranderd? Je hebt het recht om dit te laten rectificeren door In Zee met HB.
Mocht je de gegevens nodig hebben die bij In Zee met HB opgeslagen liggen in het geval je overstapt naar een andere partij of dienst, dan heb je het recht op overdracht. Hierbij dient In Zee met HB al jouw gegevens over te dragen aan de andere partij.
In Zee met HB draagt er zorg voor dat het begeleidingsplan van het kind, de begeleiding zelf en ook wijzigingen in het begeleidingsplan alleen plaatsvindt met toestemming van de ouder(s)/voogd van het kind en/of van het kind zelf.
Gegevens uit het dossier van een kind kunnen alleen aan derden (personen of instanties buiten In Zee met HB) worden verstrekt als daarvoor door de ouder(s)/voogd van het kind e/of het kind zelf nadrukkelijk toestemming wordt gegeven. Dit geldt zowel tijdens als na de begeleiding gedurende de bewaartermijn voor dossiers.
Het kan voor de begeleiding van belang zijn dat in het dossier van het kind gegevens worden opgenomen over godsdienst, levensovertuiging of afkomst. Indien je daar bezwaar tegen hebt kun je dat kenbaar maken. Als na overleg jouw bezwaren blijven bestaan zullen deze gegevens niet in het dossier worden opgenomen.
Wil je niet langer dat jouw gegevens bij In Zee met HB vastgelegd zijn? Dan kun je verzoeken om enige persoonlijke data die In Zee met HB van je heeft te verwijderen. In Zee met HB zal je tegemoet komen in het verzoek mits dit wettelijk is toegestaan.
Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat In Zee met HB niet op de juiste manier met jouw gegevens omgaat. Dit kan via deze link
Plichten
In Zee met HB verwerkt persoonsgegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang van een optimale dienstverlening in de vorm van coaching en begeleiding aan hoogbegaafde kinderen en hun ouders. Jouw gegevens zullen nooit verkocht worden aan derden. De gegevens die verplicht zijn om aan te leveren, zijn de minimale benodigde gegevens voor het aanbieden van de diensten. Als deze verplichte gegevens niet worden aangeleverd, kan In Zee met HB de betreffende dienst niet aanbieden. Mocht het nodig zijn gegevens die jij hebt gedeeld met In Zee met HB met anderen dan de hierboven genoemde partijen te delen, dan zal daar eerst jouw toestemming voor worden gevraagd. In Zee met HB behoudt zich het recht de gegevens te openbaren wanneer dit wettelijk is vereist dan wel wanneer In Zee met HB dit gerechtvaardigd acht om te voldoen aan een juridisch verzoek/proces of om de rechten, eigendom of veiligheid van In Zee met HB te beschermen. Daarbij tracht ik altijd jouw recht op privacy zoveel mogelijk te respecteren. Heb je toch nog vragen? Neem gerust contact op via onderstaande contactgegevens.
In Zee met HB maakt deel uit van IDG vof, KVK Nr. 61188425 en wordt gedreven door Willemijn van der Sanden. Het postadres van In Zee met HB is Kortestraat 5, 4818 LT Breda. In Zee met HB is ook bereikbaar via telefoon (06 29354508) en e-mail (inzeemethb@gmail.com).